ใบความรู้ที่ 1 เรื่อง ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจำนวนมาก การทำงานในรูปแบบการทำด้วยมือ จะต้องใช้เวลาในการประมวลผลนาน และขาดความน่าเชื่อถือ ต่อมาจึงมีการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยกานนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในรูปแบบระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ ส่งผลให้ทำงานได้รวดเร็ว และสารสนเทศที่ได้ก็มีความถูกต้องมากขึ้น ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในปัจจุบันได้แก่ การยืม การคืนหนังสือในห้องสมุด การเก็บรวบรวมรายชื่อหนังสือ และการทำบัตรรายการ
ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอน จนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น ข้อมูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศมีความหมายดังนี้
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล ซึ่งมีทั้งที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ข้อความ ตัวเลข รูปภาพ และเสียง |
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ เช่น เกรดเฉลี่ยของนักเรียน ยอดขายประจำเดือน และสถิติการขาดงาน |
ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ กระบวนการรวบรวม บันทึก ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุมการทำงานและช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ |
ระบบสารสนเทศมีกระบวนการทำงาน ตัวอย่างระบบสารสนเทศ และลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี ดังนี้
|
ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลัก ๆ ดังต่อไปนี้
1. การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น บันทึกรายการขายรายวัน บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4
2. การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิด คำนวณ หรือแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ อาจทำได้ด้วยเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ ตัวอย่างการประมวลผล เช่น การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง กานับจำนวนวันหยุดราชการบนปฏิทินและการหาค่าเฉลี่ยความสูงของนักเรียนทั้งห้องเรียน
3. การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ
4. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดเก็บ คือ เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง
แผนผังกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ
ตัวอย่างระบบสารสนเทศ
ตัวอย่างระบบสารสนเทศของจำนวนผู้ยืมหนังสือยอดนิยม 5 อันดับแรกจากห้องสมุดในระยะเวลา 6 เดือน มีดังนี้
1. การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกรายการหนังสือที่มีผู้ยืมมากที่สุด 5 ลำดับ โดยจัดเก็บในรูปแบบตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ
ชื่อหนังสือ | ม.ค. | ก.พ. | มี.ค. | เม.ย. | พ.ค. | มิ.ย. |
เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว | 18 | 10 | 26 | 5 | 22 | 6 |
ความสุขของกะทิ | 30 | 15 | 8 | 15 | 7 | 20 |
เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก | 18 | 10 | 21 | 5 | 24 | 13 |
ยุ่งรักยัยตัวแสบ | 25 | 30 | 8 | 12 | 18 | 4 |
แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต | 25 | 32 | 17 | 10 | 18 | 19 |
ตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ
2. การประมวลผลจากข้อมูลในตาราง โดยนำจำนวนผู้ยืมหนังสือมารวบรวมเป็นจำนวนผู้ยืมในระยะเวลา 6 เดือน และเรียงลำดับข้อมูลตามความนิยม
3. การแสดงผลด้วยการจัดทำเป็นสารสนเทศ โดยจัดทำในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยมและแผนภูมิแท่งแสดงรายการหนังสือยอดนิยม
ลำดับยอดนิยม | ชื่อหนังสือ | จำนวนผู้ยืมในระยะเวลา 6 เดือน |
1 | แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต | 121 |
2 | ยุ่งรักยัยตัวแสบ | 97 |
3 | ความสุขของกะทิ | 95 |
4 | เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก | 91 |
5 | เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว | 87 |
ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยม |
4. การจัดเก็บสารสนเทศ สามารถจัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์งานเอกสาร โดยบันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี
จากตัวอย่างของระบบสารสนเทศจะเห็นได้ว่า สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศมีหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดีจึงต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้
1. เชื่อถือได้ (Reliable) ระบบสารสนเทศที่มีความเชื่อถือได้ โดยพิจารณาจาก
* ความถูกต้องแม่ยำ (Accurate) ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมูลได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ กล่าวคือ เมื่อคำนวณด้วยวิธีเดิมหลาย ๆ ครั้ง จะต้องได้ผลลัพธ์เท่าเดิมทุกครั้ง
* ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชัน การทำงานครบถ้วน เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด
* ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชัน การทำงานครบถ้วน เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด
2. เข้าใจง่าย (Simple) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน
3. ทันต่อเวลา (Timely) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์ มีระยะเวลาการรอคอยไม่นาน
4. คุ้มราคา (Economical) ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการลงทุน
5. ตรวจสอบได้ (Verifiable) ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร
6. ยืดหยุ่น (Flexible) ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรงตามกฎหมาย หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้
7. สอดคล้องกับความต้องการ (Relevant) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้
8. สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
9. ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งานได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น