ความหมาย ระบบสารสนเทศ

ใบความรู้ที่  1  เรื่อง  ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ

             ระบบสารสนเทศเป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจำนวนมาก  การทำงานในรูปแบบการทำด้วยมือ  จะต้องใช้เวลาในการประมวลผลนาน  และขาดความน่าเชื่อถือ  ต่อมาจึงมีการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยกานนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในรูปแบบระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์  ส่งผลให้ทำงานได้รวดเร็ว  และสารสนเทศที่ได้ก็มีความถูกต้องมากขึ้น  ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในปัจจุบันได้แก่  การยืม  การคืนหนังสือในห้องสมุด  การเก็บรวบรวมรายชื่อหนังสือ และการทำบัตรรายการ

ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ

             ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอน จนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น  ข้อมูล  สารสนเทศ  และระบบสารสนเทศมีความหมายดังนี้

ข้อมูล  (Data)  คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล  ซึ่งมีทั้งที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร  ข้อความ  ตัวเลข  รูปภาพ  และเสียง

            

สารสนเทศ  (Information)  คือ  ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล  เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ  เช่น  เกรดเฉลี่ยของนักเรียน  ยอดขายประจำเดือน  และสถิติการขาดงาน

ระบบสารสนเทศ  (Information  System)  คือ  กระบวนการรวบรวม  บันทึก  ประมวลผล  ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  และแจกจ่ายสารสนเทศ  เพื่อใช้ในการวางแผน  ควบคุมการทำงานและช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ

               

                ระบบสารสนเทศมีกระบวนการทำงาน  ตัวอย่างระบบสารสนเทศ  และลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี  ดังนี้

กระบวนการทำงาน

                                            

                ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลัก ๆ ดังต่อไปนี้

1.  การนำข้อมูลเข้า  (Input)  เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data)  ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ  เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ  เช่น  บันทึกรายการขายรายวัน  บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน  และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่  4

2.  การประมวลผลข้อมูล  (Process)  เป็นการคิด  คำนวณ  หรือแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ  อาจทำได้ด้วยเรียงลำดับ  การคำนวณ  การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ  ตัวอย่างการประมวลผล  เช่น  การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง  กานับจำนวนวันหยุดราชการบนปฏิทินและการหาค่าเฉลี่ยความสูงของนักเรียนทั้งห้องเรียน

3.  การแสดงผล  (Output)  เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ  เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ

4.  การจัดเก็บข้อมูล  (Storage)  เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ  เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล  หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต  โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดเก็บ  คือ  เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง

 

แผนผังกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ

ตัวอย่างระบบสารสนเทศ

                ตัวอย่างระบบสารสนเทศของจำนวนผู้ยืมหนังสือยอดนิยม  5  อันดับแรกจากห้องสมุดในระยะเวลา  6  เดือน  มีดังนี้ 

1.              การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ  สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกรายการหนังสือที่มีผู้ยืมมากที่สุด  5  ลำดับ  โดยจัดเก็บในรูปแบบตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ

ชื่อหนังสือ	ม.ค.	ก.พ.	มี.ค.	เม.ย.	พ.ค.	มิ.ย.
เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว	18	10	26	5	22	6
ความสุขของกะทิ	30	15	8	15	7	20
เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก	18	10	21	5	24	13
ยุ่งรักยัยตัวแสบ	25	30	8	12	18	4
แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต	25	32	17	10	18	19

ตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ

                2. การประมวลผลจากข้อมูลในตาราง  โดยนำจำนวนผู้ยืมหนังสือมารวบรวมเป็นจำนวนผู้ยืมในระยะเวลา 6  เดือน  และเรียงลำดับข้อมูลตามความนิยม

                3.  การแสดงผลด้วยการจัดทำเป็นสารสนเทศ  โดยจัดทำในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น  ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยมและแผนภูมิแท่งแสดงรายการหนังสือยอดนิยม

ลำดับยอดนิยม	ชื่อหนังสือ	จำนวนผู้ยืมในระยะเวลา  6  เดือน
1	แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต	121
2	ยุ่งรักยัยตัวแสบ	97
3	ความสุขของกะทิ	95
4	เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก	91
5	เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว	87
ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยม

             4.  การจัดเก็บสารสนเทศ  สามารถจัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์งานเอกสาร  โดยบันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี

             จากตัวอย่างของระบบสารสนเทศจะเห็นได้ว่า  สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศมีหลากหลายรูปแบบ  ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดีจึงต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

             1. เชื่อถือได้  (Reliable)  ระบบสารสนเทศที่มีความเชื่อถือได้  โดยพิจารณาจาก

                      *  ความถูกต้องแม่ยำ  (Accurate)  ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมูลได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ  กล่าวคือ  เมื่อคำนวณด้วยวิธีเดิมหลาย ๆ  ครั้ง  จะต้องได้ผลลัพธ์เท่าเดิมทุกครั้ง                        
                      *  ความสมบูรณ์ครบถ้วน  (Complete)  ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชัน การทำงานครบถ้วน  เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด

             2.  เข้าใจง่าย  (Simple)  ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย  ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน

             3.  ทันต่อเวลา  (Timely)  ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์  มีระยะเวลาการรอคอยไม่นาน

             4.  คุ้มราคา  (Economical)  ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการลงทุน

             5.  ตรวจสอบได้  (Verifiable)  ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า  ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร

             6.  ยืดหยุ่น  (Flexible)  ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้  เช่น  เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม  ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรงตามกฎหมาย  หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้

             7.  สอดคล้องกับความต้องการ  (Relevant)  ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน  สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้

             8.  สะดวกในการเข้าถึง  (Accessible)  ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

             9.  ปลอดภัย  (Secure)  ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย  เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต  หรือต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งานได้